Sage X3幫助企業(yè)更好的管理固定資產(chǎn) 轉載自Sage官網(wǎng)https://www.sage.com/en-gb/

    在任何一個(gè)企業(yè)里你都可以看到一個(gè)充滿(mǎn)計算機，書(shū)桌，椅子和文件柜的專(zhuān)業(yè)空間。
    雖然它們在普通人看來(lái)并不起眼，但它們在財務(wù)里有一個(gè)專(zhuān)業(yè)的稱(chēng)號，它們被稱(chēng)為固定資產(chǎn)。
    我們在本文中介紹的內容包括：

1.什么是固定折舊？

2.計算固定資產(chǎn)折舊的挑戰

3.不準確的固定資產(chǎn)折舊如何導致超額開(kāi)支

4.如何重回正軌并節省資金

5.關(guān)于固定資產(chǎn)折舊的最終思考

什么是固定折舊？

    固定資產(chǎn)折舊是跟蹤固定資產(chǎn)的生命周期并報告其價(jià)值以用于保險和稅收目的的過(guò)程。
    這是任何企業(yè)或組織中最重要的財務(wù)流程之一。
    然而，許多公司難以準確記錄和報告其固定資產(chǎn)，因此多付了保險費和稅款。

計算固定資產(chǎn)折舊的挑戰

    固定資產(chǎn)是業(yè)務(wù)增長(cháng)的關(guān)鍵推動(dòng)因素。
    無(wú)論什么行業(yè)，任何組織都需要計算機，復印機，辦公桌和辦公設備，以便茁壯成長(cháng)并做自己最擅長(cháng)的事情。但是，所有這些資產(chǎn)都需要根據復雜的時(shí)間表進(jìn)行跟蹤和折舊。
    根據所涉及的資產(chǎn)以及適用于該資產(chǎn)的規則和條例，單個(gè)資產(chǎn)可能會(huì )根據特定的時(shí)間表或特定的方法折舊。
如果一家公司不能確定地知道賬面上有什么固定資產(chǎn)（而這是計算固定資產(chǎn)折舊的基礎）那么它很快就會(huì )面臨一個(gè)復雜而耗時(shí)的問(wèn)題。
    例如，企業(yè)使用電子表格管理其固定資產(chǎn)庫存和折舊計劃，對固定資產(chǎn)進(jìn)行非正式和臨時(shí)調查，以便在員工有時(shí)間時(shí)更新其記錄，這種情況并不少見(jiàn)。這可能導致記錄保存方面的差距，迅速使庫存失控。
    當財務(wù)團隊經(jīng)常忙于準備更高優(yōu)先級的預算材料和年度審計時(shí)，跟蹤和折舊固定資產(chǎn)可能具有挑戰性。
    在某些情況下，財務(wù)人員可能必須與組織的其他部門(mén)（如 IT 部門(mén)或區域辦事處）合作，這些部門(mén)或區域辦事處可能擁有自己管理的固定資產(chǎn)記錄。協(xié)調多組記錄的過(guò)程可能會(huì )給所有相關(guān)人員增加額外的管理負擔。
    這種管理固定資產(chǎn)的方法雖然司空見(jiàn)慣，但就員工時(shí)間和資本而言，可能被證明是昂貴的。
    首先，以這種方式手動(dòng)管理固定資產(chǎn)會(huì )消耗大量員工時(shí)間，而這些時(shí)間本可以更好地投入到其他地方。事實(shí)上，這是困擾成長(cháng)型企業(yè)的最常見(jiàn)的生產(chǎn)力流失之一。
    其次，如果不再使用的資產(chǎn)在會(huì )計記錄中沒(méi)有得到妥善處置，公司可以繼續多付財產(chǎn)稅和與之相關(guān)的保險費用。

不準確的固定資產(chǎn)折舊如何導致超額開(kāi)支

    那么，低效的固定資產(chǎn)流程會(huì )讓組織付出多大的代價(jià)呢？
    平均而言，公司為其賬面上約12%的固定資產(chǎn)多付稅款和保險費。
    即使計算折舊金額的錯誤也可能導致超額支付，因為保險費通?；诠潭ㄙY產(chǎn)總流動(dòng)價(jià)值的百分比。企業(yè)最終可能會(huì )錯過(guò)他們本來(lái)有權獲得的扣除額。最終，公司可能背負著(zhù)比必要更高的固定資產(chǎn)總擁有成本（TCO）。
    因此，低效的固定資產(chǎn)折舊流程可能導致該公司浪費本可以應用于幫助業(yè)務(wù)增長(cháng)的明智投資的資本。以這種方式管理固定資產(chǎn)所涉及的機會(huì )成本不僅僅是財務(wù)成本。與員工時(shí)間和效率相關(guān)的軟成本也隨之而來(lái)。
    當財務(wù)專(zhuān)業(yè)人員陷入困境，試圖理清公司是否仍然存在特定資產(chǎn)以及它們是否正確折舊時(shí)，他們必須花時(shí)間完成這項任務(wù)，否則他們可以將其投入到公司更高價(jià)值的項目上，例如確保更好的GDPR合規性或為執行領(lǐng)導層提供戰略財務(wù)分析。
    最重要的是，缺乏強大的固定資產(chǎn)管理方法甚至可能使財務(wù)報告的準確性受到質(zhì)疑，這是任何財務(wù)團隊都不需要或想要的頭痛問(wèn)題。
    事實(shí)上，沒(méi)有密切跟蹤的資產(chǎn)可能會(huì )丟失或被直接竊取，從而消耗額外的員工時(shí)間，并在必須更換這些資產(chǎn)時(shí)使公司花費更多的錢(qián)。
    在遇到這些挑戰后，許多公司開(kāi)始探索重回正軌的方法，這樣他們就可以節省時(shí)間和金錢(qián)。

如何重回正軌并節省資金

    幸運的是，有一種更簡(jiǎn)單，成本更低的方法來(lái)管理固定資產(chǎn)。跟固定資產(chǎn)跟蹤軟件，組織可以保持健康的固定資產(chǎn)登記冊并充分為其資產(chǎn)投保。
    這樣做還可以節省員工的時(shí)間，使財務(wù)團隊能夠將其專(zhuān)業(yè)知識和人才集中在對公司具有更大價(jià)值的項目上。
    以下是三種重回正軌、準確管理固定資產(chǎn)以及僅為公司使用的資產(chǎn)付費的方法：
   

    1. 創(chuàng )建完整的庫存
    生成公司手頭固定資產(chǎn)的完整庫存并不困難。
    使用條形碼閱讀器，您可以對固定資產(chǎn)進(jìn)行完整的盤(pán)點(diǎn)（如果有的話(huà)，也可以在多個(gè)位置進(jìn)行）的清點(diǎn)，并在一個(gè)中心位置自動(dòng)核對所有這些記錄。
以這種方式消除孤島可消除重復數據輸入的情況，從而節省員工時(shí)間并消除麻煩。

    2. 簡(jiǎn)化固定資產(chǎn)生命周期
    一旦你知道你擁有什么固定資產(chǎn)，那么有趣的部分就來(lái)了：弄清楚哪些折舊方法適用于每一種，并確定如何最好地管理它們的生命周期，從收購到處置。
    Sage X3的固定資產(chǎn)管理可以在這里發(fā)揮離合器作用，協(xié)助從折舊計算和成本分配到年終財務(wù)的所有工作。它甚至可以以數字方式存儲關(guān)鍵資產(chǎn)記錄的圖像，為組織擁有的每個(gè)資產(chǎn)提供單一參考點(diǎn)。
    通過(guò)這種方式，公司可以主動(dòng)規劃其未來(lái)投資，并更好地最大化其投資回報率，而不是被動(dòng)地追逐固定資產(chǎn)信息。

    3. 持續更新軟件管理
    電子表格雖然在很多方面都很有用，但在管理固定資產(chǎn)方面只能讓您的公司走得更遠。
    有了固定資產(chǎn)的軟件管理，可以讓您的公司更深入地了解其固定資產(chǎn)，最大限度地降低其總擁有成本，同時(shí)簡(jiǎn)化運營(yíng)和財務(wù)工作流程。

關(guān)于固定資產(chǎn)折舊的最終思考

    固定資產(chǎn)乍一看可能看起來(lái)很復雜。
    畢竟，它們可能受到多種規則，法規和折舊方法的約束，同時(shí)物理上位于廣泛的區域位置，比如集團公司下設的各個(gè)分子公司和工廠(chǎng)，因此難以關(guān)注。
    但是，有一種更好的方法來(lái)管理它們，可以確保為公司節省成本并提高所有相關(guān)人員的生產(chǎn)力。
    在人力成本居高不下的情況下，通過(guò)軟件簡(jiǎn)化跟蹤和折舊固定資產(chǎn)流程，它們可以簡(jiǎn)單地成為運營(yíng)良好的組織的重要組成部分，從而實(shí)現其增長(cháng)而不是阻礙其進(jìn)步。